Forretningsorden for Dansk Lagottoklub
Gældende for 2025-2026. Revideret 22. september 2025.
§1 – Formål
Formålet med denne forretningsorden er at fastlægge klare retningslinjer for bestyrelsens arbejde og rollefordeling i overensstemmelse med klubbens vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.
§2 – Bestyrelsens ansvar og opgaver
Bestyrelsen er ansvarlig for ledelsen af foreningen mellem generalforsamlingerne og skal sikre:
- Loyalitet over for generalforsamlingens beslutninger.
- At der er sammenhæng mellem foreningens formål og aktiviteter.
- Klubbens trivsel og fortsatte udvikling.
- At vedtægterne overholdes.
- At økonomien styres ansvarligt og budgetter følges.
- At foreningen lever op til sine forpligtelser over for medlemmer og frivillige.
- At medlemmerne har indsigt i og indflydelse på klubbens arbejde.
- At foreningen repræsenteres udadtil.
- At flere medlemmer engageres i udvalg, arbejdsgrupper m.m.
Økonomisk Ansvar:
Foreningen forpligtes ved underskrift af to bestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene skal være formand eller næstformand.
§3 – Konstituering og møder
Bestyrelsen konstituerer sig senest 14 dage efter generalforsamlingen. Valget af formand ledes af det medlem med højest anciennitet i bestyrelsen. Den valgte formand leder den videre konstituering.
Bestyrelsen afholder mindst ét møde i kvartalet og tilstræber at planlægge møder for et halvt år ad gangen. Dagsorden udsendes senest 7 dage før mødet. Forslag til dagsordenspunkter skal være sekretæren i hænde senest 8 dage før mødet.
Formanden indkalder til møder og sikrer, at dagsorden og bilag foreligger rettidigt. Ved fravær fra formanden leder næstformanden mødet.
Bestyrelsesmedlemmer skal:
- Prioritere mødedeltagelse og deltage i generalforsamlingen.
- Være velinformerede om klubbens drift.
- Følge op på relevant post og e-mail.
- Varetage forespørgsler vedr. racen.
Referater fra bestyrelsesmøder udfærdiges af sekretæren og udsendes senest 14 dage efter mødet. Indsigelser til referatet skal fremsendes til formanden senest 5 dage efter modtagelse. Referater opbevares i minimum 5 år og godkendes på næstfølgende møde.
Suppleanter deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret, medmindre de indtræder som erstatning for et ordinært medlem. Kortvarigt fravær, f.eks. grundet sygdom eller rejse, berettiger ikke til, at suppleanten træder ind midlertidigt.
§4 – Roller og opgaver
Formand:
- Leder bestyrelsesmøder og øvrige møder, medmindre andet er aftalt.
- Involveres i rammeaftaler og lokalereservationer.
- Udfærdiger relevante skrivelser.
- Udarbejder årsberetning.
- Udarbejder årligt budget i samarbejde med kassereren.
- Indkalder til møder og er ordstyrer.
Næstformand:
- Er stedfortræder for formanden.
- Kan konstitueres som formand ved afgang.
- Er kontaktperson til DKK og samarbejdspartnere.
- Er i kontakt med evt. ekstern Facebook-administrator og fungerer som moderator.
Sekretær:
- Håndterer og fordeler indkomne henvendelser.
- Lægger referater på klubbens drev.
- Offentliggør godkendte referater i samarbejde med webmaster.
- Udsender nyhedsmails i samarbejde med webmaster.
Kasserer:
- Varetager medlemsadministration.
- Har ansvar for regnskab og bogføring.
- Udarbejder budget og regnskab i samarbejde med ekstern regnskabsfører.
- Sikrer korrekt bogføring af alle ind- og udbetalinger i samarbejde med ekstern regnskabsfører.
- Kontakt til regnskabsfører og revisor
Øvrige bestyrelsesmedlemmer:
- Deltager aktivt i bestyrelsesarbejdet.
- Varetager opgaver efter aftale.
Suppleanter:
- Indtræder i bestyrelsen ved afgang eller længerevarende fravær.
- Deltager evt. i bestyrelsesmøder uden stemmeret.
- Skal informere bestyrelsen, hvis de ikke længere står til rådighed.
§5 – Facebookgruppe
Bestyrelsen er overordnet ansvarlig for gruppens drift og indhold.
Bestyrelsen:
- Udpeger administrator(er) og ordstyrer(e).
- Fastlægger grupperegler og offentliggør dem.
- Administrerer indstillinger, navn og coverbillede.
Administratorer:
- Bestyrelsesmedlemmer er administratorer.
- Bestyrelsen kan udpege en ekstern administrator.
- En kontaktperson fra bestyrelsen er bindeled til den daglige administrator.
Den daglige administrator:
- Følger og håndhæver gruppens regler.
- Godkender opslag og medlemsanmodninger.
- Fjerner opslag/kommentarer ved regelbrud.
- Undgår personlige diskussioner i rollen.
§6 – Hjemmeside og kommunikation
Webmaster:
- Holder hjemmesiden opdateret.
- Læser korrektur på indhold.
- Besvarer henvendelser vedrørende hjemmesiden.
Webmasteren administrerer klubbens hjemmeside efter retningslinjer fastlagt af bestyrelsen. Ved bestyrelsesudskiftning er det den nye bestyrelses ansvar at sikre korrekt overdragelse af adgang til web, mail og dokumenter.
§7 – Ekstern regnskabsfører
- Varetager foreningens konti.
- Bogfører alle posteringer korrekt.
- Udarbejder regnskab og budget i samarbejde med kasserer og formand.
- Anvender sikkerhedsgodkendelser ved større eller uventede udbetalinger.
§8 – Udvalg
Alle udvalg arbejder under bestyrelsens ledelse og kan ikke træffe selvstændige beslutninger. Udvalgene orienterer bestyrelsen på bestyrelsemøder, jvf kommissorier for udvalgene.
§9 – Ikrafttrædelse og ændringer
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede, herunder enten formanden eller næstformanden. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.
§10 – Årlig gennemgang
Forretningsordenen gennemgås og revideres ved behov på et af de første bestyrelsesmøder efter generalforsamlingen. Den opdaterede forretningsorden er gældende for det kommende foreningsår.