Bestyrelsens opgaver og fordelingen af dem
Bestyrelsens hovedopgave er at:
være loyal over for de beslutninger, generalforsamlingen har truffet og at lede foreningen mellem generalforsamlingerne
sikre at der er sammenhæng mellem foreningens formål og aktiviteter
støtte op om udvikling der kan fremme og tilgodese klubbens aktiviteter
være medansvarlig for klubbens trivsel
sikre at vedtægterne overholdes
styre økonomien samt udarbejde og følge op på budgetter
sikre at foreningen lever op til sine forpligtelser over for medlemmer og frivillige
sikre at medlemmerne har indsigt i og indflydelse på foreningen
repræsentere foreningen over for omverdenen
tilstræbe at engagere flere medlemmer i udvalg, arbejdsgrupper og lignende
fungere som arbejdsgiver i det omfang det måtte være nødvendigt
Gældende for alle bestyrelsesmedlemmer:
skal være medlem af DKK
vælges normalt for 2 år
er med til at fordele arbejdsområder, når bestyrelsen har konstitueret sig
skal være velinformerede om foreningens drift og status
skal modtage post/mails og følge op på disse, om nødvendigt videresende til relevante personer, og informere om relevante handlinger
varetager forespørgsler vedr. lagottoracen
prioritere bestyrelsens møder, og deltage i generalforsamlingen
Formandens opgaver er at:
være ansvarshavende ved bestyrelsesmøder og til foreningens øvrige møder med mindre dette er uddelegeret
i et godt samarbejde med DLKs valgte bestyrelse at fordele og uddelegere foreningsopgaver, der ikke allerede har en ansvarshavende
være kontakt til DKK og andre samarbejdspartnere, når andet ikke er aftalt
være involveret i rammeaftaler der vedrører klubben
foretage lokalereservationer efter aftale på med mindre dette uddelegeres
udfærdige relevante skrivelser, hvis ikke andet er aftalt i bestyrelsen.
forud for generalforsamlingen i samarbejde med kassereren at udarbejde det årlige budget til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde
være ansvarlig for udarbejdelse af årsberetning til generalforsamlingen
Næstformandens opgaver er at:
samarbejde med formanden i forbindelse med foreningens drift
være stedfortræder for formanden ved dennes fravær eller efter aftale
overtage formandsposten, hvis formanden går af i utide, med mindre anden løsning er aftalt
indkalde til bestyrelsesmøder og sørge for at dagsorden og relevante bilag er til rådighed for mødedeltagerne
være ordstyrer på bestyrelsesmøderne
Sekretærens opgaver er at:
tage sig af medlemsadministration og henvendelser herom
fordele indkommen post på kontakt@lagottoklub.dk til rette vedkommende
lægge referat på klubbens g-drev efter bestyrelsesmøde
offentliggøre godkendt mødereferatet på foreningens hjemmeside i samarbejde med webmaster
stå for nyhedsmails på hjemmesiden i samarbejde med webmaster
Kassererens opgaver er at:
være ansvarlig for klubbens regnskab
være ansvarlig for at alle klubbens indtægter og udgifter bogføres korrekt
forud for generalforsamlingen i samarbejde med formanden at udarbejde det årlige budget til endelig godkendelse på et bestyrelsesmøde
indgå i et tæt samarbejde med evt. regnskabsfører uden for bestyrelsen
Øvrige bestyrelsesmedlemmers opgaver er at:
Suppleanternes opgaver er at:
træde ind i bestyrelsen som erstatning for afgået bestyrelsesmedlem. Træder suppleanten ind i stedet for en konstitueret person, har suppleanten ikke nødvendigvis dennes post. Nykonstituering sker på et bestyrelsesmøde, hvor suppleanten deltager. Ifølge vedtægterne overtager suppleanten det afgående bestyrelsesmedlems valgperiode.
træde ind i bestyrelsen, hvis et bestyrelsesmedlem har forfald for en længere periode
efter bestyrelsens ønske deltage i bestyrelsesmøder med taleret, men uden stemmeret
snarest muligt give bestyrelsen besked, hvis man ikke længere kan stå til rådighed for bestyrelsesarbejdet
Webmasters opgave er at:
• sikre at hjemmesiden holdes opdateret
• læse korrektur på materiale, der skal lægges ud på hjemmesiden
• varetage henvendelser vedrørende hjemmesiden med ansvar overfor bestyrelsen
Administration af Facebook-gruppen
DLK´s bestyrelse:
- Er overordnet ansvarlig for facebookgruppen
- Træffer beslutning om, hvem der skal være administrator eller ordstyrer
- Træffer de overordnede beslutninger om regler for gruppen, som lægges åbent på facebookgruppen.
- Administrerer gruppeindstillinger
- Fx ændrer gruppenavnet
- Bestemmer coverbilledet
Administratorer for DLK´s facebookgruppe:
- Bestyrelsesmedlemmerne er administratorer
- Bestyrelsen kan udpege en administrator uden for bestyrelsen, som har det daglige ansvar for gruppen
- Bestyrelsen uddelegerer kontakten med den daglige administrator til ét bestyrelsesmedlem
- Den daglige administrator forelægger alle tvivls- eller fortolkningsspørgsmål for kontaktpersonen
- Ingen administrator går ind i personlige diskussioner på facebook i sin egenskab af administrator
Administratoropgaver:
- Administratoren påser, at gruppens regler overholdes
- Fastgør om nødvendigt opslag i gruppen
- Godkender medlemsanmodninger
- Godkender eller afviser opslag i gruppen
- Fjerner allerede opslåede opslag og/eller kommentarer, der strider mod gruppens regler
- Fjerner eller blokerer om nødvendigt personer i gruppen
- Kan fastgøre opslag (hvis de eksempelvis skal ligge øverst nogle dage)
Ekstern regnskabsfører
Den eksterne regnskabsfører skal:
varetage foreningens konti via homebanking
være ansvarlig for at der føres detaljeret regnskab med indtægter og udgifter fra klubbens konti
være ansvarlig for i samarbejde med kassereren udfærdige regnskab
sørge for, at der findes bilag for alle foreningens indtægter og udgifter
udfærdige regnskab for det forgangne år
udarbejde det årlige budget i samarbejde med formand og kasserer
udveksle sikkerheds-SMS med kasserer og formand/næstformand ved uventede udbetalinger eller eller udbetalinger som overstiger en nærmere fastsat størrelse.
Godkendt på bestyrelsesmødet 20. september 2023